北京北京文创画院档案、证书、印章管理办法

北京北京文创画院档案、证书、印章管理办法

第一章  总  则

    第一条   为了加强北京文创文创画院（以下简称画院）档案资料管理，充分发挥档案资料的作用，妥善保管证书和印章，根据《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》和证书印章管理的有关规定，结合本会实际，制定本办法。

    第二条  画院办公室为本基金会档案资料具体管理部门，负责本办法的具体实施。

    办公室应指定档案管理人员，做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

    第三条  画院档案资料分为文书档案资料、会计档案资料。文书档案资料、会计档案资料须按年度分别立卷、分类。

    在工作中形成的各种有保存价值的资料，都应按照本办法归档。

    第四条  公文承办要保证文件的系统完整，办理完毕后或年度终了交文书人员归档。

    会计年终了形成的会议档案，由会议人员按照归档要求，负责整理立卷，编制会计档案。

    第五条   画院档案和证书应指定专人管理，严防毁损、遗失，确保万无一失。

第二章  档案的归档范围

     第六条   文书档案的归档范围包括：上级机关印发、画院制发或工作中形成的，具有查考价值的各种文件材料。

    第七条  文书档案归档范围具体包括以下类别：

    1、 收、发文件；

    2、会议文件、纪要、记录、领导讲话材料；

    3、决定、规定、制度、办法、通报等；

    4、工作计划、总结、调查材料；

    5、合同、协议书；

    6、任免、聘任、奖励、处分材料；

   7、重要来信、来访材料；

    8、大事记。

    第八条   会计档案的归档范围包括：会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料。

    第九条   会计档案的具体归档范围是：

    1、会计凭证类。包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；

    2、会计账簿类，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿；

    3、财务报告类。包括月、季、年度财务报告（含会计报表、附表、附注及文字说明）和其他财务报告；

    4、其他类。包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料。

第三章  档案的立卷要求

    第十条   案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

    第十一条   卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附注在后；印件在前，定稿在后。

会计凭证类按会计凭证编号、月份先后次序分装成册；会计账簿类按年度成本；财务报告类、其他类按年度归类成册。

    第十二条   卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。单面书写的文件页号编写在右下角；双面书写的文件，正面页号编写在右下角，背面页号编写在左下角；拆叠后的图纸页号一律编写在右下角。

    第十三条  按规定的格式逐项填写文件目录，填写的字迹要清楚，卷内文件目录放在卷首。

    第十四条  卷内文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内。若无情况说明，也应将立卷人、检查人姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。

    第十五条  案卷封面，填上本册内容所属时间、第几册数、共多少页数、保管期限和案卷号等。案卷封面应逐项用毛笔或钢笔书写，字迹要工整清晰。

    第十六条   案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料必须修复，字迹已扩散的应复制并原件一并立卷，传真件应保存其复印件。装订应采用线绳左侧穿孔装订法，做到整齐、牢固、便于保管和利用。

第四章  档案的保管期限、保管、移交、销毁

    第十七条   档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种。其中永久档案的保管时间为50年以上；长期档案的保管时间为15年；短期档案时间为5年。

    凡记叙和反映基金会主要工作和活动的内容，需要长远利用和查考的文件材料及图表，保管期限定为永久；

    凡在相当长的时间里，有利用、查考价值的文件材料及图表，保管期限定为长期；

凡在比较短的时间内需要查考和文件材料及图表，保管期限定为短期。

    第十八条  档案保管的基本任务是：维护档案实体的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序；保护档案实体的理化状态，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，并延长其物质形体的自然寿命。

    应经常保持档案的卫生、整洁、做好防尘、防潮、防虫、防丢失等安全和保密工作，做到收实相符。

    第十九条   档案不得借出、不得携带出境。

    如有特殊需要，会计文书档案经理事长或秘书长批准，可以提供查阅、摘抄、复印，并办理登记手续。查阅、摘抄、复印档案须由本会档案管理人员陪同。

查阅、摘抄、复印人员应当做到：

    1、严格遵守保密纪律；

    2、不得擅自向他人传播档案内容；

    3、不得翻阅、摘抄、复印与查阅内容无关的材料。

    查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。

    第二十条  档案移交、销毁必须填写《北京文创画院档案移交清册》。

认真履行移交、销毁手续。移交、销毁档案由理事长审批，秘书长监交、监销。

第五章  印章、证书的保管和使用

    第二十一条   印章证书由基金会办公室主任专人管理，妥善的存放在安全的地方。

    印章的使用必须由理事长或秘书长签字同意后，方可盖章。

    建立印章使用登记簿，由办公室主任登记，并请理事长或秘书长在此簿上签字。

    第二十二条  根据证书管理和使用的有关规定，法人登记证书挂在本会对外办公的显著位置，其他证书和证书副本由办公室主任稳妥保管，确保万无一失。

    若要对外使用证书，须经理事长或秘书长同意，并在外出使用证书申请上签字后，方可借出，并及时归还。

第六章  附   则

    第二十三条   本办法由理事会负责解释。

第二十四条   本办法自理事会批准之之起施行。

                                 北京文创画院

                                   2015年7月