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北京北京文创画院档案、证书、印章管理办法

第一章    

    第一条   为了加强北京文创文创画院(以下简称画院)档案资料管理,充分发挥档案资料的作用,妥善保管证书和印章,根据《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》和证书印章管理的有关规定,结合本会实际,制定本办法。

    第二条  画院办公室为本基金会档案资料具体管理部门,负责本办法的具体实施。

    办公室应指定档案管理人员,做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作,确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。

    第三条  画院档案资料分为文书档案资料、会计档案资料。文书档案资料、会计档案资料须按年度分别立卷、分类。

    在工作中形成的各种有保存价值的资料,都应按照本办法归档。

    第四条  公文承办要保证文件的系统完整,办理完毕后或年度终了交文书人员归档。

    会计年终了形成的会议档案,由会议人员按照归档要求,负责整理立卷,编制会计档案。

    第五条   画院档案和证书应指定专人管理,严防毁损、遗失,确保万无一失。

 

第二章  档案的归档范围

     第六条   文书档案的归档范围包括:上级机关印发、画院制发或工作中形成的,具有查考价值的各种文件材料。

    第七条  文书档案归档范围具体包括以下类别:

    1、 收、发文件;

    2、会议文件、纪要、记录、领导讲话材料;

    3、决定、规定、制度、办法、通报等;

    4、工作计划、总结、调查材料;

    5、合同、协议书;

    6、任免、聘任、奖励、处分材料;

   7、重要来信、来访材料;

    8、大事记

    第八条   会计档案的归档范围包括:会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料。

    第九条   会计档案的具体归档范围是:

    1、会计凭证类。包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证;

    2、会计账簿类,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿;

    3、财务报告类。包括月、季、年度财务报告(含会计报表、附表、附注及文字说明)和其他财务报告;

    4、其他类。包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料。

第三章  档案的立卷要求

    第十条   案卷质量总的要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

    第十一条   卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附注在后;印件在前,定稿在后。

会计凭证类按会计凭证编号、月份先后次序分装成册;会计账簿类按年度成本;财务报告类、其他类按年度归类成册。

    第十二条   卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。单面书写的文件页号编写在右下角;双面书写的文件,正面页号编写在右下角,背面页号编写在左下角;拆叠后的图纸页号一律编写在右下角。

    第十三条  按规定的格式逐项填写文件目录,填写的字迹要清楚,卷内文件目录放在卷首。

    第十四条  卷内文件材料的情况说明,应逐项填写在备考表内。若无情况说明,也应将立卷人、检查人姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。

    第十五条  案卷封面,填上本册内容所属时间、第几册数、共多少页数、保管期限和案卷号等。案卷封面应逐项用毛笔或钢笔书写,字迹要工整清晰。

    第十六条   案卷装订。装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料必须修复,字迹已扩散的应复制并原件一并立卷,传真件应保存其复印件。装订应采用线绳左侧穿孔装订法,做到整齐、牢固、便于保管和利用。

第四章  档案的保管期限、保管、移交、销毁

    第十七条   档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种。其中永久档案的保管时间为50年以上;长期档案的保管时间为15年;短期档案时间为5年。

    凡记叙和反映基金会主要工作和活动的内容,需要长远利用和查考的文件材料及图表,保管期限定为永久;

    凡在相当长的时间里,有利用、查考价值的文件材料及图表,保管期限定为长期;

凡在比较短的时间内需要查考和文件材料及图表,保管期限定为短期。

    第十八条  档案保管的基本任务是:维护档案实体的秩序状态,使档案在存放和使用中始终有序;保护档案实体的理化状态,使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害,并延长其物质形体的自然寿命。

    应经常保持档案的卫生、整洁、做好防尘、防潮、防虫、防丢失等安全和保密工作,做到收实相符。

    第十九条   档案不得借出、不得携带出境。

    如有特殊需要,会计文书档案经理事长或秘书长批准,可以提供查阅、摘抄、复印,并办理登记手续。查阅、摘抄、复印档案须由本会档案管理人员陪同。

查阅、摘抄、复印人员应当做到:

    1、严格遵守保密纪律;

    2、不得擅自向他人传播档案内容;

    3、不得翻阅、摘抄、复印与查阅内容无关的材料。

    查阅档案时,严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。

    第二十条  档案移交、销毁必须填写《北京文创画院档案移交清册》。

认真履行移交、销毁手续。移交、销毁档案由理事长审批,秘书长监交、监销。

第五章  印章、证书的保管和使用

    第二十一条   印章证书由基金会办公室主任专人管理,妥善的存放在安全的地方。

    印章的使用必须由理事长或秘书长签字同意后,方可盖章。

    建立印章使用登记簿,由办公室主任登记,并请理事长或秘书长在此簿上签字。

    第二十二条  根据证书管理和使用的有关规定,法人登记证书挂在本会对外办公的显著位置,其他证书和证书副本由办公室主任稳妥保管,确保万无一失。

    若要对外使用证书,须经理事长或秘书长同意,并在外出使用证书申请上签字后,方可借出,并及时归还。

第六章     

    第二十三条   本办法由理事会负责解释。

第二十四条   本办法自理事会批准之之起施行。

 

 

                                 北京文创画院

                                   2015年7月

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